Con la expansión del coronavirus vinieron las largas cuarentenas que cambiaron el ritmo de vida, y llevaron a millones de personas a usar herramientas digitales para el teletrabajo.
Google Drive es una de ellas, y aunque esta plataforma de gestión de documentos en la nube existe desde el 2012, hay muchos trucos por aprender. Acá le explicamos 6 que le serán muy útiles.
1. Fácil y gratis
Si es la primera vez que escucha de esta herramienta y quiere probarla, recuerde que solo necesita tener o crear un correo de Google. Ya en su correo verá en la parte superior derecha uno punticos, este es el menú para acceder a los distintos servicios de esta plataforma, entre ellos Drive. Tanto la creación de su correo como este espacio de trabajo son gratuitos.
2. Compartir documentos
En esta herramienta puede gestionar documentos de texto, de contabilidad, presentaciones y archivos de PDF, entre otros, además de carpetas. Todos estos documentos los puede compartir con otros usuarios de Drive y dar permisos para que le ayuden a editar el documento, para que escriban comentarios fuera del documento o solo para verlo. Todo esto dando clic derecho en el archivo o carpeta, y en el menú que se abre elegir la opción ‘Compartir’.
3. Carpetas con colorcitos
Cuando se crea una carpeta en Drive, esta queda de color gris, por lo que si maneja muchas carpetas se puede volver un dolor de cabeza encontrar la que necesita; así que una opción es cambiarle el color para diferenciar los tipos de archivos que guarda. Para esto solo tiene que darle clic derecho y buscar la opción ‘Cambiar color’, y elegir el que le guste.
4. No se enrede buscando archivos
Si usted es de los que tiene un mar de archivos no se mate buscándolos ‘a ojo’. En la parte superior hay una barra de búsqueda en la que puede poner una palabra clave que le presentará todos los archivos que tengan relación, pero además si oprime la flecha que está en la barra de búsqueda, le abrirá una opción avanzada para filtrar por tipo de documento, autor o fechas. ¿Útil, no?
5. Escanear un documento
Hoy en día los celulares con sistema operativo Android traen preinstalados los servicios de Google, por lo que para acceder a Drive solo hay que buscar el famoso icono del triángulo. Una de las ventajas de la versión de celular es que permite escanear documentos, para esto debe oprimir el botón ‘+’ y luego la opción escanear, y quedará guardado como un PDF en su Drive.
6. Atajos de teclado
Hay más de 20 atajos que puede utilizar en Drive, pero párele bolas a estos que son los top:
- Shift + F: Crear nueva carpeta.
- Shift + T: Crea un documento de texto.
- Shift + P: Crea una presentación.
- Shift + S: Crea una hoja de cálculo.
- Punto (.): Abre la configuración para compartir un archivo.
- R: Abre el menú para organizar archivos.
Andrés Vera.